Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Odmiennego podejścia wymaga duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a osoba odpowiedzialna za event nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bardziej praktyczne okazuje się poznanie struktury zaproszonej grupy. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz stopień formalności. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także dostępu do energii. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Nie mniej istotne pozostaje oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Część programu wymaga bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Dlatego plan awaryjny nie jest elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Plan awaryjny powinien obejmować również opóźnienie dostawy. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Duże znaczenie ma wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. Największe znaczenie mają spójne założenia, koordynacja wykonawców i odpowiednie zaplecze. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+